Gyakran ír üzleti vagy személyes e-maileket. Hogyan kell helyesen befejezni őket?
A 21. században valószínűleg mindenki küldött már legalább egyszer e-mailt. Egyre több levelet küldenek elektronikus úton, és nem ritka, hogy sokaknak két e-mail címe van - egy üzleti és egy személyes. Még ha nem is munkahelyi leveleket kezelünk, csak személyes leveleket, akkor is ügyelnünk kell a helyes befejezésre.
Az e-mail befejezése vagy lezárása az utolsó lehetőség arra, hogy jó benyomást keltsünk a címzettben. Az e-mail záró része az e-mail kontextusától függően változik, attól függően, hogy szakmai vagy üzleti e-mailről vagy személyes levelezésről van-e szó.
Egy üzleti e-mail befejezése
Az üzleti e-mail írásakor fontos, hogy az e-mail befejezése udvarias és professzionális legyen. Ez az utolsó lehetősége, hogy jó benyomást hagyjon a címzettben, legyen az egy munkatárs, egy potenciális ügyfél vagy akár a főnöke.
Ha jó kapcsolatot ápol az e-mail címzettjével (általában a cégén belül), akkor használhat egy kötetlenebb választ is.
Az üzleti célú e-mailek befejezéseként írja meg a teljes nevét és elérhetőségét, mivel ez egyfajta digitális névjegykártyaként működhet.
Egy idegen személynek küldött üzleti e-mail befejezése
Ha olyan személynek ír e-mailt, akivel nem áll kapcsolatban, akkor egy idegennek küld e-mailt azzal a céllal, hogy választ kapjon, vagy valamilyen üzleti kapcsolatot kezdeményezzen. És mivel nem ismeri ezt a személyt, rendkívül udvariasnak kell lennie az e-mail tartalmában és az e-mail végén.
Mivel a hideg e-mail célja a válasz generálása, fontolja meg, hogy közvetlenül a végső lezárás előtt akciófelhívást használjon. A cselekvésre való felhívás segít a beszélgetés megkönnyítésében, és lehet olyan egyszerű, mint "Ha érdekli, mikor lenne a legjobb, ha a jövő héten telefonálna?". Egy hasonló mondat beillesztése az e-mailje végére konkrét kérdést ad a címzettnek, amelyre válaszolnia kell, ami növeli annak valószínűségét, hogy a címzett válaszol a hideg e-mailre.
A többi üzleti e-mailhez hasonlóan az üzenet végén is tüntesse fel a teljes nevét és elérhetőségét.
Személyes e-mailek
A barátoktól, családtagoktól vagy közeli munkatársaktól érkező személyes e-maileknek más lehet a hangneme, mint a szakmai környezetben írt e-maileknek.
Amikor azt fontolgatja, hogyan írjon alá egy személyes kapcsolatnak címzett e-mailt, nem kell profi módon viselkednie és udvarias kifejezéseket használnia. Személyes e-mailek esetében a választott lezárás inkább a saját preferenciáinktól és a címzett személy ismeretétől függ.
Az e-mailek befejezése nem olyan fontos, mint a tárgysor vagy maga az e-mailben szereplő szavak, de fontos. Ha nem tudod, hogyan kell megfelelően befejezni egy e-mailt, tönkretehetsz egy remek e-mailt. Szánjon tehát néhány extra másodpercet arra, hogy az adott helyzetnek és a címzettnek megfelelő szavakkal zárja le az e-mailt - így hatékonyabbak lesznek az e-mailek.
